年末調整の準備と流れを詳しく解説！

従業員に対して、年末調整に向けた提出物の案内を行います。

同時に、提出しないと年末調整ができず、従業員が損をする（還付金が受け取れない）恐れがあることも周知しましょう。回収率を上げられます。

基本的には「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」及び「給与所得者の基礎控除申告書　兼　給与所得者の配偶者控除等申告書　兼　所得金額調整控除申告書」の2枚が回収できれば年末調整ができます。

保険料控除申告書や住宅借入金用特別控除申告書を出し忘れた場合は、年末調整をした後、各自で確定申告を行ってもらうことになります。

1年以内に入社した人に関しては、原則として、前職の源泉徴収票がなければ年末調整ができません。各自で確定申告をしてもらいましょう。

集まった提出物を元に給与計算ソフトに入力します。顧問税理士に計算を依頼している場合は資料を揃えて提出しましょう。

最終的な法定調書の提出期限は変えられないうえに、年末調整の人数が多いほど時間がかかるものです。そのため提出物を受け取った順にどんどん入力していくことをおすすめします。

まず、提出物に間違いや抜け漏れがないかチェックします。書類を目視でチェックすることになるため、時間も根気も必要です。

令和6年に関しては、配偶者の定額減税についての内容も記載します。 

目視確認が終わった後で、給与計算ソフトに入力する、または顧問税理士に資料を送付します。

給与計算ソフトに入力する場合は、従業員からの提出を受けチェックが済んだ資料からどんどん入力していきましょう。

従業員全員が早めに提出してくれることは稀ですので、早く提出してくれた人の分から計算していきます。

一方で、顧問税理士に依頼している場合は、資料が全て揃ってからまとめて送付するのがよいでしょう。

また顧問税理士から「資料が不足している」等の連絡を受けた際には、速やかに従業員に連絡し提出してもらいます。

年末調整の内容を元に、源泉徴収票を作成し、従業員に配布します。

年度末の給与明細と同時に配布する会社が多く見られますが、年始の給与明細と一緒に渡しても、源泉徴収票だけ別で渡しても問題ありません。

なお顧問税理士に計算を依頼した場合、源泉徴収票を作成して送付してくれるケースもみられます。ただし会社と税理士との契約内容によりますので、どこまでサービスが受けられるのか確認しておきましょう。

年末調整の結果を元に、還付金の返金と法定調書の作成・提出を行います。

法定調書の提出日は動かせませんので、提出日に間に合うように逆算して、年末調整や源泉徴収票の作成等を終わらせましょう。

従業員に対して還付金を支払います。

年末調整の結果から、従業員1人1人に対して還付金を計算しましょう。

多くの会社では、還付金を年始の給与に上乗せして支払っているようです。

しかし12月の最終給与に上乗せすることもできますし、還付金のみ別で振り込むことも可能です。

また還付金が発生せず、追加の徴収が必要となる従業員も中にはいるでしょう。

その場合は、なぜ税金が増加したのかをきちんと説明してあげると禍根を残さずにすみます。

なお還付金の支払いは「国から従業員に対して、もらいすぎた源泉所得税を返金する」という作業になりますが、実際には一旦会社が建て替えることになります。この金額は、会社から国に納付する源泉所得税から差し引くことで相殺します。

年末調整関連の業務で最も重要なことは、法定調書と給与支払報告書の作成と提出でしょう。

法定調書と給与支払報告書の提出期限は毎年1月31日です。所得税申告等とは異なり、法定調書と給与支払報告書の提出が多少遅れてもすぐに罰金等は科せられません。しかし未提出の場合は「1年以下の懲役または50万円以下の罰金」が科される恐れがあります。 

年末調整の資料を元に、法定調書合計表と給与支払報告書（総括表・個人別明細書）を作成しましょう。

従業員や役員を含む全員分の源泉徴収票等が必要になりますので、業務の最後に作成できる書類です。

法定調書と給与支払報告書が作成できたら、管轄の税務署と、従業員が居住している市区町村に対して提出します。

これで、年末調整の処理は完了です。

「給与所得者の基礎控除申告書　兼　給与所得者の配偶者控除等申告書　兼　年末調整に係る定額減税のための申告書　兼　所得金額調整控除申告書」の3つの申告書が1つの書類にまとまっています。長いため略して「基礎控除申告書」と呼ばれています。

まず基礎控除申告書には、本人の給与について収入金額や所得額等を記載します。

なお令和6年度分では定額減税の対象者かどうか、いくらになるのかの判定に利用します。 

配偶者控除等の申告書　兼　年末調整に係る定額減税のための申告書では、配偶者控除または配偶者特別控除を受ける場合に記載が必要です。給与所得者の扶養控除等（異動）申告書だけ提出しても、配偶者控除等は受けられません。控除を受けるならば、必ず両方とも提出しましょう。

この申告書では、配偶者控除または配偶者特別控除の金額と、配偶者の定額減税の金額を記載します。

所得金額調整控除申告書とは、給与の収入金額が850万円を超え、かつ23歳未満の扶養家族がいる場合等に控除を受けるための書類です。最高15万円が控除されます。

社会保険料やiDeCoの一部、生命保険料や地震保険料を支払い、控除を受ける場合に必要です。

上段には氏名や住所、会社名等を記載します。

中段以下の左側には、生命保険料控除について記載します。

支払った保険料の種類により「一般の生命保険料（新・旧）」「個人年金保険料（新・旧）」「介護医療保険料」の5種類に分類されます。

毎年10月頃に保険会社から届く「保険料控除証明書」を確認しながら記載してください。

記載箇所によって控除額が異なりますので、間違えないようご注意ください。

中段以下の右側には、地震保険料控除、社会保険料控除、小規模企業共済等掛金控除について記載します。

年末調整とは、従業員1人1人の、1年間における所得額と所得税を計算するものです。

そのため、年度中に転職した場合は前職の源泉徴収票が必要となり、転職先に提出しなければ年末調整が行えません。

前職の会社が倒産したり交付を拒んだりした場合は、税務署で相談し「源泉徴収票不交付の届出書」を提出します。

倒産していなければ、税務署から指導が入り源泉徴収票が交付されるでしょう。

すでに倒産している場合は、毎月の給与明細書が支払の証明になります。

法定調書合計表とは、源泉徴収票や支払調書等の内容をまとめた書類です。

源泉徴収票等を税務署に提出する際に添付します。

源泉徴収票や支払調書から、人数や支払金額を計算して記入しましょう。

給与支払報告書とは、各市区町村が住民税を計算するために必要となる書類です。

個人別明細書の内容は、源泉徴収票と同じです。

3枚複写になった専用用紙を使用している場合は、源泉徴収票の印刷と同時に個人別明細書も印刷できます。

印刷した個人別明細書を市区町村ごとに仕分けたら、総括表を作成しましょう。

総括表は各市区町村から送付されてくるもので、フォーマットは若干異なります。基本的には記入欄を全て埋めれば問題ありません。

支払調書とは、外注先の企業や個人事業主に対していつ、どのような内容で、いくら支払ったのかを税務署に報告するための書類です。

支払調書はすべての外注先に対して作成するものではなく、一定条件に該当した場合にのみ作成します。

国税庁「No.7431 「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の提出範囲と提出枚数等」によると、提出する範囲は以下のとおりです。

金額については、消費税および地方消費税の額を含めて判断しますが、消費税および地方消費税の額が明確に区分されている場合には、その額を含めないで判断しても差し支えないとされています。