社用携帯のメリット・デメリットと経費計上方法

社員のプライベート携帯の使用料を一部負担している場合、社用携帯に変更することでコストが削減できる可能性があります。

法人プランや団体割引が利用できないか確認してみましょう。

見積もり時点でどの程度の削減が可能なのかを検証してください。

社員の携帯利用料の一部を支払っている場合、社用携帯に切り替えることで経理処理が劇的に楽になります。

社員1人1人の使用料計算と給与への上乗せ処理を毎月せずに済みます。代わりに発生するのは、契約している携帯電話会社への支払い1本です。

社員が多い会社ほど、大きな恩恵が得られるでしょう。

携帯電話を私用と社用に分けることで、従業員のプライバシー保護が可能です。

従業員の満足度や安心感の向上につながるでしょう。

社長はプライベートもビジネスも等しく大切なものです。しかし従業員には、仕事よりプライベートが大切と考える人も少なくありません。

そのためプライベートと仕事を切り離せるならば、仕事に対する満足度が充足されるのです。

社用携帯を導入する前に、従業員に対してアンケートを取ってみるのも良いかもしれません。「社用携帯を支給して欲しい」という意見が多い場合は、導入することで従業員の定着率がアップするでしょう。

社用携帯は業務の効率化にも貢献します。

たとえば、取引先からの連絡を、会社の事務員を通すことなく、外出先の営業マン等が直接受けられるようになります。

電話だけでなくメールも外出先で閲覧できますので、スキマ時間を効率的に使えます。

また社内会議用のアプリをダウンロードしておくことで、オンラインで社内会議に参加可能となります。テレワークの従業員や外出が多い従業員を抱えている会社には、非常に便利な機能です。

社用携帯は利用実績等を会社で管理できます。

管理を怠ると、私的利用されて情報漏洩や利用料増額等が発生するかもしれません。

そこで多くの会社では、社内携帯の管理業務を新たに設けているのです。

管理できる範囲は主に以下の5つです。

• 通話履歴
• 使用したデータ容量
• GPSによる位置情報
• インストールしているアプリ
• 通話料金やデータ通信料

たとえば従業員Aに支給している社用携帯に、仕事に不要なアプリがインストールされていた場合、会社側にその履歴が記録されます。

また、通信料等があまりに高額だった場合、その社用携帯を特定することもできます。

• ブラウザの閲覧履歴
• チャットアプリでのやりとりの内容
• 料金が発生していない通話履歴や通信履歴

 閲覧履歴のような内容は、会社として管理はできません。

仮に仕事と関係のないブラウザを開いていたとしても、会社はそこまで管理できないのです。

しかし放っておくと会社の損害となる恐れも考えられます。気になる場合は、各人に支給している社用携帯を調べましょう。 

社用携帯を私的に利用されるリスクも考えられます。

私的利用を食い止めるためには、社用携帯の規定を作成して徹底することと、社用携帯の管理を怠らないこと、私的利用を取り締まることが必要です。

「社用携帯の規定」を作成することで、一定の管理が可能になります。記事の下部に作成方法を解説しましたのでご確認ください。

「通信費」で計上します。

「賃借料」で計上します。

社用携帯の規定を作成しましょう。

決めておくべきことは「社用携帯の基本的な利用方法」「禁止事項の設定」「不正利用が疑われる場合の対処」「不正利用が発覚した場合の罰則」等です。

その他、セキュリティ対策や利用上限等の項目も設けると効果的です。

規定は誰が読んでも同じ行動ができるように、具体的に記載しましょう。

たとえば「私的利用を禁止する」よりも「業務に関係のないアプリのダウンロードや使用を禁止する」の方が具体的と言えます。

規定を作成したら、社用携帯を支給する従業員に通知します。

その上で、運用していく中で不適切な項目や不足の項目について検討し、随時変更してください。